Trong sự mở rộng nhanh chóng của các doanh nghiệp toàn cầu, sự gia tăng của lượng người lao động từ xa một cách mạnh mẽ cùng với xu hướng hoạt động linh hoạt, các doanh nghiệp trên toàn thế giới hiện nay đang tìm kiếm các thiết bị công nghệ phù hợp để hỗ trợ nhóm của họ và đảm bảo các thành viên trong nhóm họ làm việc hiệu quả với nhau.

Thật dễ dàng khi chọn mua các công nghệ đứng đầu tháng và tin rằng nó sẽ thích hợp với team của bạn. Tuy nhiên mọi thứ không hề đơn giản như vậy, việc đầu tiên là bạn phải đặt câu hỏi phù hợp, lắng nghe và cộng tác với nhóm của bạn để tìm ra giải pháp tốt nhất và tạo kế hoạch để bạn sử dụng công nghê đó. Nếu không, điều này sẽ gây sự lãng phí lớn về thời gian khi mà bạn không tận dụng được các chức năng  của nó.

Samantha Duffy, quản lý dự án cao cấp tại Avex, chỉ ra rằng những sai lầm đơn giản là những nguyên nhân chính gây ra nhiều vấn đề trong công việc Digital. “Một trong số này bao gồm việc mất thư trong Slack bằng cách gửi thư đi quá nhiều, quên gắn thẻ hoặc quên chỉ định người dùng trong Trello khiến họ không tìm thấy thẻ, quên cập nhật cài đặt trên Google Drive để người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu thay vì chỉ xem…”

Nếu bạn không muốn trở thành nạn nhân của các công cụ Digital, hãy chú ý đến năm mẹo sau:.

1. Lên chiến lược từ những ngày đầu 

Seth Waite, giám đốc chiến lược của RevUnit cho biết: “Quá nhiều công ty mong đợi các công cụ của SaaS sẽ giải quyết các yêu cầu về năng suất và giao tiếp một cách thần kì nhất”. “Bạn không thể chỉ đăng ký mua công cụ và hy vọng nó sẽ hiệu quả. Bạn phải lên chiến lược về cách sử dụng và truyền đạt cách các tổ chức sử dụng chúng. ”

Nhóm của Waite đã sử dụng thành công các công cụ của họ khi họ xác định được một "cách thức chung" để giao tiếp, và họ phổ biến cho từng nhân viên từ khi những nhân viên đó mới vào công ty. Bằng cách này, mọi người luôn được liên kết tốt nhất khi trao đổi thông qua các công cụ này.

2. Đảm bảo các công cụ thực sự có tác dụng

Tất cả chúng ta đều từng bị phớt lờ trong các cuộc họp hàng tuần tại một thời điểm nào đó trong cuộc đời mình. Vào lúc đó, một hoặc hai người nổi bật chiếm ưu thế trong toàn bộ cuộc trò chuyện. Theo Andres Angelani, Giám đốc điều hành của Softvision, điều tương tự cũng có thể xảy ra trên các công cụ Digital.

"Bạn phải theo dõi những công cụ có đặc tính mạnh mẽ, để có thể thống trị các công cụ cộng tác này", ông nói. “Hãy chắc chắn rằng khi mọi người hơp tác với nhau, sẽ có cơ hội để những tiếng nói, ý kiến và cách tiếp cận khác được trình bày. Điều này sẽ giúp nhân viên phát triển và đồng thời ràng buộc trách nhiệm cá nhân đối với họ. ”

Chính xác. Bạn cần tất cả các ý kiến làm việc cùng nhau để có kết quả tốt nhất ... miễn là không có sự ngoại lệ.

3. Đừng để công cụ khiến mọi người phân tâm

Sự thật đáng buồn về việc kết nối liên tục làm nhiều người trong chúng ta cảm thấy rằng mình trả lời tin nhắn của đối phương trong vòng 60 giây. Các công cụ không giúp ích gì trong vấn đề này.

Amanda Murray, điều phối viên tiếp thị Digital tại seoplus cho biết: “Sử dụng một cách cẩn trọng các chức năng báo lại là rất quan trọng. “Tại nơi làm việc của chúng tôi, chúng tôi cũng đã thiết lập một thứ gọi là“ Strong hour ”, một giờ tập trung hoàn toàn, không có email và không có Slack, và nó đã hoạt động tốt cho đến nay. Giống như hầu hết mọi thứ, bạn cần quan tấm đến việc tìm kiếm sự cân bằng phù hợp với môi trường của bạn. ”

4. Hãy khiến nó trở nên hiệu quả

Theo Jennifer Kyriakakis, người sáng lập và văn phòng tiếp thị tại MATRIXX Software: bạn cần tạo được sự hiệu quả và chính xác về việc chia sẻ tài liệu của mình. Cô đề xuất cập nhật tệp qua thư mục chia sẻ tài liệu như Dropbox, thay vì gửi quá nhiều phiên bản thư thông qua ứng dụng nhắn tin.

"Một thách thức khác là mọi người đang sử dụng nền tảng này như là một phần mở rộng của ổ cứng của họ chứ không phải như một công cụ tích hợp," cô giải thích. “Ví dụ: thay vì chia sẻ liên kết tài liệu trên Slack thông qua Dropbox, họ sẽ đính kèm tài liệu thực trên Slack, nghĩa là phiên bản mới nhất sẽ không được tự động được cập nhật trên Dropbox gây ra sự kém hiệu quả”.

Có thể mọi người sẽ trở nên bối rối và sử dụng các tài liệu cũ được đính kèm từ một tin nhắn cũ - vì vậy hãy giúp họ dễ dàng chọn tài liệu mới nhất.

5. Lựa đúng thời điểm của bạn

Một cách khác để tạo được hiệu quả khi làm việc với một tổ chức toàn cầu là tìm đúng thời điểm để trao đổi hiệu quả, vì không phải ai cũng ở trong văn phòng cùng một thời điểm.

Steve Kuhn, giám đốc quản lý sản phẩm tại Work & Co., có một phương pháp cho việc này.

"Khi làm việc trong các múi giờ, bạn phải thiết lập một thời điểm trảo đổi ngay từ đầu", ông nói. "Ví dụ, với khách hàng ở châu Âu, chúng tôi thường check in trên Slack để thảo luận về bất kỳ vấn đề phát sinh trong ngày, do đó chúng tôi đã thiết lập các đội địa phương của chúng tôi để thực hiện công việc lặp đi lặp lại này khi khách hàng trở lại trong ngày hôm sau. “

Vì vậy, trước khi bạn đi ra ngoài và mua một công cụ mới mà bạn cho rằng nó hiệu quả, hãy lên kế hoạch sử dụng nó trước. Chú ý cung cấp cho nhân viên của bạn một cách chi tiết và tổng thể trong việc áp dụng sử dụng công cụ Digital. Khi họ trở nên thông thạo, doanh nghiệp của bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến sự nghiệp thống trị thế giới.

Nguồn: Adweek